Ihre Aufgaben in der Vorstandsassistenz

• Unterstützung der Vorstandsmitglieder im operativen Tagesgeschäft
• Protokollführung (Vorstands-, Abteilungsleitersitzungen)
• Vertragsverwaltung (u.a. Mietverträge, Versicherungsverträge, Stromverträge, Non-Disclosure-Agreements, sämtliche Verträge der Gesellschaft mit Dritten)
• Verwaltung der Geschäftsräume (Überwachung der Mietzahlungen, Prüfung der Betriebskosten, Kommunikation mit Vermieter, Sicherheitsunternehmen etc.)
• Korrespondenz mit Geschäftspartnern in deutscher und englischer Sprache
• Administration und Pflege des Online-Banking Programms
• Verwaltung der Firmenkreditkarten und des Fuhrparks
• Kommunikation mit der japanischen Tochtergesellschaft
• Reisekostenabrechnung
• Beantragung und Verwaltung von Förderungen/Forschungsprojekten
• Erledigung von statistischen Meldungen
• Organisation von externen und internen Firmenveranstaltungen (Hauptversammlungen, Weihnachtsfeiern etc.)

Ihre Aufgaben in der Personalbetreuung und -administration

• Vorbereitende Tätigkeiten zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und monatliche Übermittlung von Daten an den externen Servicedienstleister
• Überwachung der Zahlungstermine für Gehalt, SV-Beiträge und Lohnsteuer
• Ansprechpartner (m/w/d) für externe Institutionen in arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Angelegenheiten
• Betreuung der betrieblichen Altersversorgung
• Pflege der Personalstammdaten/Personalakten
• Pflege des internen Zeiterfassungsprogramms (Verwaltung von Urlaubsanträgen, Überstunden, Abwesenheitszeiten etc.)
• Ausfertigung von Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen
• Erstellung und Änderung von Arbeitsverträgen, Stellenbeschreibungen und sonstigen Vereinbarungen (nach Vorlagen)
• Vorbereitung von Ein- und Austritten
• Organisation von Schulungen und Mitarbeitergesprächen
• Pflege der internen Richtlinien (z. B. Arbeitszeit-, Dienstreiserichtlinie)
• Verwaltung der Gehaltsextras
• Bewerbermanagement (Schalten von Stellenanzeigen incl. Bewerberkorrespondenz, Organisieren von und Teilnahme an Bewerbungsgesprächen)
• Übernahme sonstiger administrativer Aufgaben

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit einer Weiterbildung im Personalwesen
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Sicherheit in Wort und Schrift in Deutsch (gute Englischkenntnisse wünschenswert)
• Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Loyalität und Verschwiegenheit
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Präzise Arbeitsweise
• Begeisterung für das Lösen anspruchsvoller Aufgaben sowie gute analytische Fähigkeiten
• Sie haben Freude am selbständigen und strukturierten Arbeiten und sind bereit, sich neue Kenntnisse und Fähigkeiten anzueignen
• Sie reagieren flexibel und belastbar auf Herausforderungen und haben keine Scheu vor vielfältigen Aufgaben

Wir bieten Ihnen

• Eine unbefristete Festanstellung in Vollzeit (auch Teilzeit möglich)
• Eine vielseitige Tätigkeit mit interessanten und anspruchsvollen Aufgaben sowie hoher Eigenverantwortung
• Kurze Kommunikationswege und Gestaltungsfreiräume
• Ein innovatives, offenes Team
• Ein attraktives Gehaltsmodell mit Sonderbausteinen und Beteiligung am Unternehmenserfolg
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur mobilen Arbeit
• Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Klimatisiertes Büro
• Regelmäßige Firmenevents

Neugierig geworden?

Dann schicken Sie uns bitte Ihre Bewerbungsunterlagen einschließlich Lebenslauf und Zeugnissen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins per E-Mail an . Erste Fragen beantwortet Ihnen gerne Frau Heidler (030 772051-0).

Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!